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重庆会务公司:如何安排会议结束后的工作?

发布日期:2019-07-17 作者:zy 点击:


大会结束后,秘书要做好收尾工作,不可以因为会场上的会议结束了就可以松口气,要适时做好善后工作,让会议善始善终,圆满落幕。会议结束后需要进行的工作有:


1.清理会场

会议结束后,与会者纷纷退场,当会议的人员都离开现场之后,会议的组织者就要与工作人员一同进行会议现场的清理工作。

(1)要取走在会议现场及各个房间剩下的与会议有关的文件资料。因会议文件多属草稿性质或参考性质,并带有保密性,所以会议文件在会后多数应收回,不宜长期存放在个人手里,以免遗失泄密。

(2)收回在会议现场的一些布置物品,如横幅等。

(3)关闭会议现场的视听设备,督促会议现场的工作人员将其收好。

(4)退还现场一些租借的物品和材料。



2.为与会者结清会议账目

会议结束后,需要尽快进行的工作就是将各种工作支出的费用结清。

(1)落实租借设备的费用和购买供应品的费用。

(2)为大会请来的相关专家、贵宾支付酬金或旅费。

(3)为与会者结清会议费用,并开具相关票据,以便与会者回所在公司报销。



3.送别与会人员

会议结束后,与会者要返回,秘书要组织送站工作。与接站工作相同要掌握与会者各自乘坐的交通工具,时间、车次,并制作成表便于协调指挥。同时要安排好送站的车辆。



4.会议资料归档

正规的组织,一般都会将自己每次会议,特别是大型会议的一些资料进行归档整理,例如现场的会议记录、与会者名单、发言稿原件和打印件、会议决议等文字资料,与会议的一些现场录音录像资料一起,统一整理后归入专门的档案管理部门。



5.会议的总结评估 

为了积累经验,在大中型会议或重要会议结束后, 秘书人员应当总结会议工作经验,肯定成绩,找出存在的问题,对整个会议流程进行评估。这种总结对不断提高秘书组织大型会议的能力至关重要。


本篇文章为大家讲解了《重庆会务公司:如何安排会议结束后的工作?》,希望能给大家带来帮助!!!


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